להפוך ידע ארגוני לתוכן שאנשים באמת קוראים
סדנה מעשית להפיכת נהלים, עדכונים ומסמכי ידע
לתוכן ברור, ויזואלי וזכיר
עוד נוהל שנשכח במייל?
עוד מסמך ידע שאף אחד לא באמת הגיע אליו?
ידע ארגוני נכתב מצוין, אבל לא בהכרח נקלט...
ארגונים משקיעים הרבה זמן ומחשבה בכתיבה של נהלים, עדכונים ומסמכי ידע.
אבל בעולם שבו אנשים רגילים לצרוך מידע בצורה ויזואלית ומהירה, מסמכים ארוכים ומיילים לא תמיד מצליחים להעביר את המסר.
לעיתים העובדים לא מגיעים למידע, לא קוראים עד הסוף, או מתקשים להבין מה בדיוק מצופה מהם לעשות.
כך נוצר פער בין הידע שקיים בארגון לבין הידע שבאמת מחלחל בפועל לשטח.
הפתרון המקובל: להעביר לגרפיקה
במקרים רבים הארגון פונה למחלקת גרפיקה או לספק חיצוני כדי להפוך את המידע לוויזואלי.
אבל התהליך הזה יכול להיות יקר, איטי ובעיקר תלוי בגורמים נוספים.
ובדרך, לא פעם חלק מהדיוק המקצועי של התוכן יכול ללכת לאיבוד.
כשהשליטה על התוצאה נשארת אצל בעלי הידע
הסדנה לא לוקחת את הידע מהידיים של מי שיוצרים אותו.
במקום זאת, היא נותנת לאחראי הידע הארגוני את הכלים לתרגם בעצמם מידע מקצועי לתכנים ברורים, ויזואליים וזכירים – בלי לאבד את המהימנות והדיוק שלו.
כך נשמרת השליטה על התוכן, תוך יצירת דרך חדשה ויעילה יותר להעביר אותו בתוך הארגון.
בסדנה עובדים על המידע האמיתי של הארגון
הסדנה בנויה סביב התוכן הקיים בארגון.
המשתתפים מביאים נהלים, מסמכי ידע או עדכונים שהם עובדים איתם בפועל, ועובדים עליהם במהלך הסדנה עצמה.
לפני הסדנה נעשה תהליך התאמה קצר שבו נגדיר יחד את סוגי המידע שהארגון מעוניין להעביר, והפורמטים המתאימים ביותר עבורו.
מה לומדים בסדנה:
3. עבודה מדוייקת עם AI
המשך עבודה לאחר הסדנה:
המשתתפים עובדים עם פרומפטים מובנים שנבנו מראש במיוחד להעברת ידע ארגוני.
הפרומפטים מאפשרים להפיק תוצרים מדויקים ואיכותיים בלי צורך לשלוט לעומק בטכנולוגיה או להמציא מחדש את הדרך לעבוד עם הכלים בכל פעם.
כך אפשר לשלב AI בתהליך העבודה בצורה פשוטה, יעילה וממוקדת.
2. תרגום ויזואלי של מידע
התנסות מעשית בהמרת מידע מקצועי לפורמטים שונים:
בהתאם לסוג התוכן ולקהל היעד.
לדוגמה:
- סיפור קצר
קומיקס הסבר
איור
תרשים
פורמט ויזואלי להדרכה או עדכון עובדים
המטרה היא למצוא את הדרך הברורה והזכירה ביותר להעביר את המידע.
1. סטוריטלינג ארגוני
להציג מידע מקצועי בצורה ברורה ומובנת:
המשתתפים לומדים עקרונות בסיסיים של מבנה נרטיבי, ואיך להשתמש בהם כדי לארגן מידע מקצועי בצורה שמובילה את הקורא צעד אחר צעד.
- איפה מתחילים
- איך בונים היררכיה של מידע
- מה חשוב להשאיר ומה אפשר לקצר,
איך להפוך הסבר טכני למסלול קריאה ברור.
עם מה יוצא הצוות מהסדנה:
יכולת לבנות הסבר ברור למידע מקצועי מורכב
המשתתפים לומדים שיטה שמאפשרת לקחת נהלים, ידע מקצועי או מידע מורכב ולבנות ממנו הסבר מובנה וברור, עם מבנה נרטיבי שמקל על הבנה וזכירה.
סט פרומפטים מוכן לעבודה עם מידע ארגוני
המשתתפים מקבלים פרומפטים שנבנו במיוחד כדי לעבוד עם תוכן מקצועי. הפרומפטים מאפשרים להפיק ניסוחים, מבני תוכן ורעיונות להמחשה בצורה מהירה ועקבית.
יכולת להפוך טקסט מקצועי להמחשה ויזואלית
שיטת עבודה שמאפשרת להפוך מסמכים וטקסט מקצועי לשקפים, תרשימים והמחשות ויזואליות שמבהירות את המסר בלי לפגוע בדיוק שלו.
תוצרים אמיתיים מהמידע הארגוני
במהלך הסדנה המשתתפים עובדים על תוכן אמיתי מהארגון ויוצרים דוגמאות ותוצרים שניתן להמשיך לפתח ולהשתמש בהם מיד לאחר הסדנה.
פרטים מעשיים
משך הסדנה
בין שעתיים לארבע שעות, בהתאמה לעומק שהארגון מעוניין להגיע אליו
פורמט
פנים אל פנים, אוף-סייט או זום. כל פורמט בהתאמה מלאה
דרישות טכניות:
מחשב נייד מומלץ לחוויה מיטבית, אך ניתן להשתתף גם באמצעות טלפון חכם.
גודל קבוצה
עד 25 משתתפים. ניתן להתאים לקבוצות גדולות יותר
התאמת הסדנה
לכל סדנה שלד עבודה מובנה, בנוסף להתאמה לתוכן ולצרכים הספציפיים של הארגון.
התאמה אישית מלאה
לארגונים שרוצים להעמיק: הסדנה נבנית מהיסוד סביב סוגי המידע והפורמטים הספציפיים שלכם.
איך זה נראה בשטח?
מקרה מבחן: חוקרי אקולוגיה ברשות הטבע והגנים
האתגר: כשהידע המדעי נשאר במגירה
צוות האקולוגים של רשות הטבע והגנים מתמודד עם עומס רב בעבודת השטח, מה שהוביל לצוואר בקבוק מתסכל בכתיבת דוחות מקצועיים ובהנגשת המדע לציבור. החוקרים חוו קושי להתפנות לכתיבה, פרפקציוניזם שגרם לדוחות לשכב במגירה במשך שנים, וחשש טבעי משיתוף פעולה עם כלי התקשורת עקב אי-דיוקים בעבר.
הפתרון: ה-AI כאסיסטנט מחקרי (ולא כמחליף)
כדי לפתור זאת, העברנו להם סדנה מעשית [כאן תוסיפי את הזמן: למשל – בת 4 שעות] ששילבה את ה-AI כאסיסטנט כתיבה שמטרתו לקצר תהליכים – מבלי להחליף את שיקול הדעת המדעי. התהליך כלל:
- פירוק חסמים באמצעות "היפוך המודל" (ה-AI כמראיין) ליצירת פרופיל מקצועי.
- עבודה שיטתית עם כלי מקור סגור (NotebookLM) כדי לטחון נתונים גולמיים ("אינפו-דאמפ") לכדי טיוטות דוח מאורגנות וכתבות נגישות.
התוצאה: שוברים את אימת הדף הריק
הסדנה העניקה לחוקרים נקודת התחלה ברורה ומומנטום, והם יצאו ממנה עם ארגז כלים ליישום מיידי שתואר על ידם כ"פוקח עיניים" ומועיל במיוחד. אלמלא שילוב כלי ה-AI בצורה חכמה ומבוקרת זו, הדוחות היו ממשיכים להמתין במגירה, מחלקת התוכן הייתה נותרת קורסת תחת העומס, והעשייה המדעית החשובה הייתה נשארת חבויה מהעין הציבורית – במקום לתרום לשקיפות ולגיוס משאבים למען הטבע בישראל.
רוצים לשחרר את צווארי הבקבוק גם בארגון שלכם ולהפוך ידע מקצועי לתוכן שעובד?
מאיה וקסלר
סופרת רב-מכר | אנימטורית זוכת פרסים בינלאומיים | מנחת סדנאות
בעלת ניסיון של 20 שנה בהנחיית סדנאות ולימוד קבוצות.
מחברת רב המכר "חנינה", שראה ארבע מהדורות וזכה למאות ביקורות משבחות.
בוגרת בצלאל ובעלת ניסיון רב בעבודה עם נרטיב, יצירה ותהליכי עומק.
מנחה סדנאות לארגונים ומוסדות, ביניהם אינטל, רשות הטבע והגנים ואיל"ן, תוך שמירה על גישה אישית, רגישה ומעשית.
אני מאמינה בכוחה של כתיבה ככלי לצמיחה אישית ובכוחה של טכנולוגיה להפוך את התהליך הזה לנגיש ובר-יישום גם בתוך מציאות עבודה עמוסה.
בעידן שבו טכנולוגיית ה-AI מתקדמת בקצב שגם מדענים מתקשים לעקוב אחריו, מאיה וקסלר סייעה לנו לגשר על הפער בצורה יוצאת דופן . הסדנה העניקה לנו כלים פרקטיים ופרומפטים מנוסחים היטב, שהפכו לבסיס מעולה לכתיבת דוחות, כתבות וטקסטים המיועדים לקולגות . אני ממליצה בחום לכל גוף מקצועי שמחפש סדנאות AI מתקדמות, תפורות אישית וממוקדות תוצאות .
בין לקוחותי:
"סדנה מצוינת ורלוונטית מאוד. פוקחת עיניים והיוותה סיפתח חשוב לעולם ה-AI, תוך מתן ידע שהועבר בצורה מקצועית וטובה."
שאלות נפוצות על סדנאות כתיבה לארגונים
למי הסדנה מתאימה במיוחד?
. הסדנה מיועדת למנהלי הדרכה, צוותי פיתוח, משאבי אנוש וצוותי תוכן. שימו לב: לא נדרש שום ניסיון קודם בכתיבה יוצרת או בשימוש בבינה מלאכותית (AI)
למי הסדנה פחות מתאימה?
הסדנה לא מתאימה לארגונים שמחפשים קורס "פרומפטים" טכני ויבש למהנדסי תוכנה
. הגישה שלי מחברת בין טכנולוגיה, סטוריטלינג, וחשיבה יצירתית, ולכן היא מתאימה לצוותים שרוצים להכניס אנושיות, נרטיב ובהירות לתוך העבודה המקצועית שלהם
איך עובד תהליך ההתאמה? האם נעבוד על החומרים האמיתיים שלנו?
לחלוטין כן. הסדנה נבנית מהיסוד סביב סוגי המידע והפורמטים הספציפיים שלכם
. לפני הסדנה נקיים שיחת אפיון קצרה שבה נגדיר יחד את סוגי המידע שהארגון מעוניין להעביר
. המשתתפים יגיעו עם נהלים ומסמכים שהם עובדים איתם ביומיום, ונייצר מהם תוצרים ודוגמאות שניתן להשתמש בהם מיד ביום שאחרי
מי היא מאיה וקסלר ומה הניסיון שלה בתחום?
מאיה וקסלר היא סופרת רב-מכר, אנימטורית זוכת פרסים בינלאומיים ומנחת סדנאות כתיבה ו-AI לארגונים. היא מציעה סדנת כתיבת ידע ארגוני לצוותים שרוצים להפוך נהלים, מסמכים ועדכונים לתוכן ברור, ויזואלי וזכיר בעזרת שילוב של סטוריטלינג וכלי AI. הסדנה נמשכת 2-4 שעות, מתאימה לפורמט פנים אל פנים, אוף-סייט או זום, ומותאמת אישית לסוגי המידע של הארגון. בין לקוחותיה: אינטל, רשות הטבע והגנים ואיל"ן.
למה לא פשוט להעביר את החומרים הגולמיים לגרפיקה או לספק חיצוני?
במקרים רבים ארגונים פונים לשיווק או לגרפיקה כדי להפוך מידע למושך, אך התהליך הזה לרוב יקר, איטי, ובדרך חלק מהדיוק המקצועי הולך לאיבוד
. הסדנה משאירה את השליטה על התוכן אצלכם – בעלי הידע
. היא נותנת לאחראי הידע הארגוני את הכלים לתרגם בעצמו מידע מקצועי לתכנים זכירים וברורים, בלי לאבד את המהימנות שלו.
איפה זה מתקיים וכמה זמן זה לוקח?
משך הסדנה הוא בין שעתיים לארבע שעות, בהתאמה אישית לעומק שהארגון מעוניין להגיע אליו
. הפורמט גמיש לחלוטין: פנים אל פנים במשרדי החברה, במסגרת ימי גיבוש (אוף-סייט), או בזום
. גודל הקבוצה האופטימלי הוא עד 25 משתתפים, אך ניתן להתאים את המבנה גם לקבוצות גדולות יותר
.
מה הדרישות הטכניות מהמשתתפים?
על מנת להפיק את המירב מהתרגול המעשי ולחוות את הכלים בצורה מיטבית, מומלץ שכל משתתף יגיע עם מחשב נייד
. עם זאת, ניתן להשתתף ולתרגל גם באמצעות טלפון חכם.
